« Une vie administrative plus simple, une comptabilité moins coûteuse : entre la promesse gouvernementale d’un éden administratif et la vraie vie d’un plombier ou d’une PME, il y a quelques détails à régler », prévient Philippe Barré, expert-comptable et dirigeant du cabinet Pluriel Consultants. Voici ses conseils pour aborder sereinement la réforme.
Bien choisir ses plateformes
Les entreprises devront choisir deux plateformes agréées : l’une pour la réception des factures, l’autre pour leur émission – la même plateforme pourra couvrir les deux circuits. Avec plus de 130 plateformes agréées sur le marché, le choix n’est pas simple et aura des impacts sur l’organisation de l’entreprise.
Assurez-vous d’abord de la pérennité de l’éditeur : certaines plateformes disparaîtront faute de clientèle suffisante, et en changer dans deux ans sera problématique. Analysez le coût et les services proposés, au-delà des prestations obligatoires : possibilité d’émettre directement les factures à partir de la plateforme, paiement en ligne des fournisseurs, relances, affacturage… Les conditions d’utilisation doivent également être regardées : accès possible pour un tiers (votre expert-comptable, par exemple), conditions de sortie, délais… « Attention aux offres trop alléchantes : le bon marché coûte souvent cher », met en garde Philippe Barré.
Vérifiez surtout la compatibilité de la plateforme avec vos logiciels de gestion commerciale et de facturation. Si votre comptabilité est tenue par un expert-comptable, consultez-le avant de choisir : une plateforme incompatible avec ses outils lui fera perdre un temps précieux – qu’il vous facturera.
Définir les processus de validation des factures reçues
Les factures des fournisseurs n’arriveront plus par courrier ou e-mail, mais directement dans la plateforme de réception, avant d’être injectées en comptabilité. « Tout paraît simple. Or, il faudra toujours quelqu’un pour valider et payer ces factures », rappelle Philippe Barré.
Qui aura accès à la plateforme, sera habilité à recevoir, valider et payer les factures, et selon quelle procédure ? Faites le point avec votre expert-comptable pour définir le bon circuit.
Mettre à niveau ses outils de caisse et de facturation
Les outils anciens – caisse, logiciels, fichiers Excel – ne dialogueront pas directement avec les plateformes agréées. Un restaurateur qui établissait ses notes à la main devra trouver une solution de facturation électronique pour ses clients professionnels, tout en déclarant par un autre biais ses ventes aux particuliers.
Dressez dès à présent l’inventaire de vos paramètres de facturation et une cartographie de vos clients (particuliers et professionnels). Demandez-vous qui édite les factures, sur quel outil, comment la caisse est tenue… Si vos outils ne sont pas compatibles, il faudra en déployer de nouveaux avant même de sélectionner votre plateforme agréée.
Récupérer l’adresse de vos clients professionnels
Pour que votre facture arrive à bon port, vous devrez disposer de l’adresse de réception de tous vos clients professionnels – non pas leur adresse e-mail, mais leur numéro SIREN, identifiant unique à 9 chiffres. Sans ce numéro, impossible d’envoyer une facture.
Commencez dès à présent à collecter les numéros SIREN de vos clients et constituez-vous une base de données dans votre CRM ou votre logiciel de facturation. Pensez à communiquer votre propre numéro à vos fournisseurs.
Mettre à jour ses modèles de factures et repenser son organisation
À compter du 1er septembre 2027, quatre nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur toutes les factures : le numéro SIREN du client professionnel, l’adresse de livraison (si elle diffère de l’adresse de facturation), la nature de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte), et l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits (pour les entreprises concernées).
« N’attendez pas le 1er septembre 2027 pour paramétrer votre logiciel de facturation », conseille Philippe Barré. Si vous envisagez d’externaliser votre facturation, rapprochez-vous de votre expert-comptable.
