Bordeaux : un sprint d'archivage pour l'équipe municipale sortante avant la passation
Alors que Thomas Cazenave a été élu maire le 22 mars, il doit patienter jusqu'au conseil municipal d'installation, prévu ce vendredi 27 mars, pour entrer pleinement dans ses fonctions. Jusqu'à cette date, c'est toujours Pierre Hurmic qui officie à la tête de la mairie de Bordeaux. Pour l'équipe sortante, un défi administratif et légal de taille se présente : l'archivage complet de tous les actes, échanges écrits et documents divers produits durant la mandature entamée en 2020.
Une obligation légale impérative
Cet archivage constitue une obligation légale stricte qui doit être impérativement terminée avant la passation de pouvoir. Dans le bureau de Delphine Jamet, future ex-adjointe au maire chargée de l'administration générale, cartons et papiers s'accumulent à un rythme soutenu, évoquant un déménagement express. Par un heureux hasard, Delphine Jamet est archiviste de métier, ce qui lui permet d'aborder cette tâche monumentale avec un certain professionnalisme.
« Archiver six ans de mandat en moins d'une semaine ne me semble pas insurmontable grâce à ma formation », confie-t-elle. Pour les autres élus, cependant, la tâche s'annonce plus ardue, même s'ils ont tous été sensibilisés et formés depuis un an aux exigences du tri et de l'archivage.
Une préparation minutieuse
Les assistantes des élus et le cabinet du maire ont également bénéficié de formations spécifiques. « On a anticipé ce moment d'archivage depuis le début car c'est une obligation légale incontournable », explique Delphine Jamet. « Lorsque nous sommes arrivés en 2020, nous avons constaté que les archives du cabinet précédent avaient été détruites, ce qui constitue une violation manifeste de la loi sur les archives publiques », déplore l'élue, soulignant ainsi l'importance qu'elle accorde à cette démarche.
Quels documents sont concernés ?
L'opération d'archivage en cours cette semaine ne concerne pas la production administrative courante de la mairie, comme les procès-verbaux de conseil municipal, les arrêtés municipaux ou les actes administratifs divers, qui suivent déjà un circuit d'archivage régulier tout au long de l'année. Elle porte spécifiquement sur les documents produits par les élus et le cabinet du maire pour la préparation du fonctionnement politique de la mairie, ainsi que sur les échanges entre les différents acteurs et avec des personnes extérieures.
« Selon la loi, toute production écrite par un élu dans le cadre de son mandat est soumise à la législation sur les archives patrimoniales, ce qui implique un cadre très strict », précise Delphine Jamet. « Nous éliminons les doublons avec un visa d'élimination délivré par les archivistes, et nous conservons ce qui présente un intérêt historique ou administratif ».
Un tri rigoureux
Même les annotations manuscrites ajoutées par les élus sur des documents de travail peuvent faire l'objet d'un archivage. « Les archives permettent également de reconstituer l'histoire », poursuit l'élue. « Elles révèlent les méthodes de travail, les thèmes privilégiés et les débats caractéristiques d'une époque politique donnée ».
En réalité, seulement un cinquième de ces écrits, qu'ils soient sous forme papier ou numérique, est conservé de manière permanente. Le reste est systématiquement détruit après validation. « Tous les documents produits par la mairie, les élus et le cabinet sont considérés comme des archives publiques, mais nous procédons à un tri minutieux basé sur des critères d'intérêt définis par l'État », explique Vincent Mohnen, de la direction de la gouvernance documentaire à Bordeaux Métropole.
Stockage et accès restreint
Les documents conservés seront stockés aux archives de Bordeaux Métropole, situées à La Bastide. Ils resteront interdits au public pendant une période de cinquante ans. Seuls les historiens pouvant justifier d'un travail de recherche spécifique pourront y accéder exceptionnellement. Les archives de Bordeaux conservent actuellement 23 kilomètres linéaires de documents, couvrant une période d'environ mille ans d'histoire. Les six années de la mandature Hurmic viendront bientôt s'ajouter à cette collection impressionnante, témoignant ainsi du passage d'une équipe municipale et de son action au service de la cité.
