Le syndic bénévole, une alternative économique mais exigeante
Selon les dernières estimations de l'Agence nationale de l'habitat, la France compterait un peu plus de 52 000 syndics non professionnels, communément appelés « syndics bénévoles ». Ces derniers administrent environ 550 000 lots en copropriété, permettant ainsi des économies substantielles en évitant le recours aux services rémunérés d'un syndic professionnel. Cette fonction est généralement assumée par un copropriétaire volontaire, mais cette transition ne s'improvise pas.
Charles Trentin, président de l'Association des syndics d'immeuble bénévoles (Asib), met en garde contre six erreurs fréquentes qui peuvent compromettre la réussite de cette mission. Une préparation minutieuse et une compréhension claire des responsabilités sont indispensables pour celui ou celle qui accepte cette charge souvent lourde.
1. Oublier les obligations légales fondamentales
Comme son homologue professionnel, le syndic bénévole doit respecter un cadre légal strict. L'Agence nationale pour l'information sur le logement énumère cinq missions principales : faire appliquer le règlement de copropriété, convoquer l'assemblée générale, émettre les appels de fonds pour les charges, administrer l'immeuble et gérer la comptabilité et les finances. « Même dans une copropriété où les relations sont bonnes, le formalisme reste indispensable », insiste Charles Trentin.
Il rappelle que les prérogatives du syndic, qu'il soit bénévole ou professionnel, se limitent aux parties communes. La responsabilité des parties privatives incombe exclusivement à chaque copropriétaire. Le syndic n'entretient de relations officielles qu'avec ses mandants, les copropriétaires eux-mêmes.
2. Négliger la préparation de l'assemblée générale
L'assemblée générale constitue un moment crucial de l'année et exige une organisation rigoureuse. Le syndic doit annoncer la date à l'avance, recueillir les questions et résolutions des copropriétaires pour l'ordre du jour, et l'établir en concertation avec le conseil syndical. « Les résolutions doivent être complètes, précises, détaillées, sans aucune ambiguïté », précise l'expert.
Les convocations doivent être envoyées au minimum 21 jours avant la date prévue, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique. Le jour J, chaque résolution fait l'objet d'un vote. Le procès-verbal doit ensuite être rédigé et transmis dans le mois aux copropriétaires absents, opposants ou abstentionnistes, toujours par courrier recommandé. Une assemblée ne peut statuer que sur les résolutions inscrites à l'ordre du jour, avec les pièces justificatives jointes. Un copropriétaire mécontent peut contester une décision devant le tribunal s'il estime qu'elle n'a pas été valablement adoptée.
3. Sous-estimer l'importance de la comptabilité
La tenue des comptes représente un défi majeur, surtout pour les syndics bénévoles novices. Dans les petites copropriétés dont le budget prévisionnel moyen sur trois ans est inférieur à 15 000 euros annuels, la comptabilité est simplifiée. Au-delà de ce seuil, elle doit être tenue en partie double, comme l'explique l'Anah dans son Guide du syndic bénévole : « Ce mécanisme consiste à enregistrer tout mouvement sur au moins deux comptes, l'un au débit, l'autre au crédit. »
Le syndic présente les comptes et appelle les charges selon le budget voté. Il doit aussi veiller à alimenter un fonds travaux obligatoire pour les immeubles de plus de dix ans, régler les factures et tenir à jour le carnet d'entretien. « Le contrôle de la gestion ne se limite pas à vérifier les factures avec les relevés bancaires, il faut aussi s'assurer que les travaux sont bien répartis conformément au règlement », ajoute Charles Trentin. Rigueur, sérieux comptable et transparence envers les autres copropriétaires sont donc de mise.
4. Délayer l'entretien de l'immeuble
L'entretien de la copropriété est une responsabilité clé du syndic, même bénévole. En collaboration avec le conseil syndical, il doit assurer la maintenance régulière avec les prestataires adaptés (ascenseurs, VMC, chauffage collectif...) et réagir promptement en cas de sinistre, comme un dégât des eaux. La copropriété doit également souscrire une assurance responsabilité civile.
L'Anah souligne que le syndic peut engager sa responsabilité, y compris bénévole, s'il omet de déclarer un sinistre ou convoque tardivement une assemblée pour voter des travaux nécessaires. Il en va de même face à des charges impayées : une action rapide est requise. « C'est un point que le conseil syndical doit vérifier lors du contrôle de gestion », note Charles Trentin.
5. Manquer de soutien et de collaboration
La situation idéale pour un syndic bénévole repose sur une collaboration étroite avec le conseil syndical et des relations apaisées avec les copropriétaires. « C'est là où cela fonctionne le mieux. C'est aussi l'aspect le plus enrichissant, la dimension humaine », confirme l'expert. Les tensions ou conflits peuvent peser lourdement sur le bénévole, au point de le décourager et de le pousser à abandonner ou à revenir à un syndic professionnel.
6. Se passer de formation continue
Le syndic bénévole est confronté à des sujets complexes : comptabilité, droit, finances, évolutions législatives. Heureusement, des formations existent pour acquérir les compétences nécessaires. Elles peuvent être financées par la copropriété si l'assemblée générale les vote.
Des associations comme l'Asib offrent aide et soutien aux syndics bénévoles et aux conseils syndicaux. « La qualité essentielle est l'humilité et la capacité à chercher l'information. Nous fournissons analyses et restitutions à nos adhérents, mais il faut parfois consulter un avocat, un architecte ou un expert-comptable. Le conseil syndical et le syndic ont tout intérêt à se faire assister par des professionnels extérieurs », conclut Charles Trentin.
